Muchos de nosotros creemos que llevar a cabo un evento es tan fácil como tener dinero para poder sufragar la inversión, sin embargo, la realidad está muy lejos de este pensamiento. Poder sacar adelante un proyecto es mucho más complicado de lo que parece ya que requiere muchas horas de trabajo en la sombra. Una ardua tarea que no se ve y que en la inmensa mayoría de las ocasiones incluso no está reconocida pero que implica tiempo, dinero y, en muchos casos, horas de sueño que nadie paga porque se considera que forman parte del resultado final. Cada evento es un mundo y por ello tiene diferentes pasos a seguir para poder sacarlo adelante, pero lo cierto es que hay algunos de ellos que son comunes a cada una de las producciones que llevemos a cabo, es por ello por lo que en este post queremos poner algo de luz sobre este tema para que los que os estáis iniciando en el mundo de las organizaciones sepáis algo mejor a donde acudir en cada uno de los casos.
Tal y como os hemos adelantado, todo depende del tipo de evento que queramos organizar y es que, como es lógico, no es lo mismo una ruta pedestre que un rallye o una comida popular para los vecinos de un pueblo que un festival de música.
Por ejemplo, si organizamos un torneo de tenis o de pádel, el riesgo y el coste será mucho menor al de un evento de gran escala y es que para este supuesto, tan solo debemos de contar con el apoyo de Niberma para dotar a las instalaciones deportivas del mejor pavimento posible así como de la construcción en general mientras que a su vez buscamos recursos económicos para dotar de premios al evento, con el fin de hacerlo más atractivo.
Es por ello por lo que vamos a complicar el post algo más para ser más claros. Para ello pongámonos en el supuesto más complicado para evitar problemas futuros en lo que a seguros o responsabilidades respecta, en el caso de que ocurriese un siniestro. Es por ello por lo que tomaremos el ejemplo de un rallye, uno de los eventos más complejos de llevar a cabo dado que no se hace en un circuito, sino que tiene un recorrido lineal. Para llevarlo a buen puerto, lo primero que debemos de hacer es plantear un itinerario en el que delimitemos cuales son las vías por las que se discurrirá, así como marcar claramente cuales serán las zonas de carretera cortada. Una vez claro este apartado, deberemos de conocer de quien es la titularidad de la carretera, así como cuales son los puntos kilométricos afectados para comunicárselo a sus responsables y a la jefatura provincial de tráfico. Paralelamente se ha de desarrollar un plan de emergencias en el que se describa al por menor todos y cada uno de los hipotéticos casos de peligro, así como sus protocolos de reacción. Aquí han de ir desde los recorridos de evacuación hasta las prealertas a los hospitales. Además, se ha de añadir los teléfonos de contacto, así como los responsables de cada área de la prueba, desde bomberos, servicios médicos, policía, seguridad privada… todos y cada uno de los intervinientes o, al menos, los más relevantes de cada campo.
Con el plan de emergencias y el itinerario en la mano, tan solo nos falta el reglamento que rija la prueba, así como la póliza de seguro que cubra todos y cada uno de los daños que se puedan producir a terceros.
Con todo ello en la mano debemos de ir al registro de entrada de los diferentes organismos afectados para que tras un estudio nos lo validen. Solo así tendremos el permiso de organización que nos permitirá llevar adelante el evento y el que nos permitirá actuar con tranquilidad en caso de que pase algo, ya que estaremos cubiertos. Esto es lo que ocurre con el festival O Marisquiño, que ya trabaja en su próxima edición dado que, tras comprobar que todo quedó en un susto y que ellos cumplían con las obligaciones, el problema ya está resuelto y en manos del seguro. Sin embargo, estos son los primeros pasos de una larga cadena que continua por conseguir el presupuesto necesario, todo el personal de organización, competidores, campañas de promoción para los espectadores… En definitiva, un sinfín de pasos, cada uno con sus complicaciones que darán en un evento bien organizado.
Exención de IVA, una buena opción para organizaciones sin ánimo de lucro
La exención del IVA es un concepto que maneja la administración pública y del que muchos organizadores nos podemos beneficiar. Se trata de una opción planteada para aquellas agrupaciones sin ánimo de lucro en las que tan solo se junte la gente para producir un evento, sin necesidad de ganar dinero a costa de él. Esto se aplica a muchas organizaciones de eventos de motor, así como torneos benéficos como los de pádel. Unos casos en los que prima la afición por encima del beneficio y en los que como requisito se plantea que las cuentas de la asociación queden a cero, que los ingresos sean invertidos en el desarrollo de la acción y no se logre ganar dinero.
